Datenschutzerklärung für RITA
KI-Assistentin der REGNER.IT GmbH (ki.regner.it) · Stand: 21.09.2026
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir bei der Nutzung von RITA verarbeiten und auf welcher Grundlage. Für unsere Website www.regner.it gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung der Website.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
REGNER.IT GmbH
Im Auchtfeld 13, 73499 Wört
Telefon: 07964 / 498977-0
E-Mail: info@regner.it
2. Was ist RITA und wer darf sie nutzen?
RITA ist die KI-Assistentin von REGNER.IT. Sie beantwortet Fragen mit Hilfe von KI-Sprachmodellen, kann angehängte Dateien und Bilder verarbeiten, Bilder erzeugen oder bearbeiten und bei Bedarf im Internet recherchieren. RITA ist kein öffentliches Angebot: Zugang haben Beschäftigte (im Firmennetz) sowie ausgewählte Personen, deren Zugang wir ausdrücklich freigeschaltet haben.
3. Ihre Rechte als betroffene Person
Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
4. Hosting und Betrieb
RITA und die eingesetzten KI-Modelle betreiben wir selbst auf eigenen Systemen in Deutschland. Es werden keine KI-Anbieter außerhalb der EU eingebunden; Ihre Eingaben werden nicht zum Training von Modellen verwendet. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und RITA ist verschlüsselt (HTTPS).
5. Anmeldung und Zugangsverwaltung
Der Zugang von außerhalb des Firmennetzes erfolgt über eine Anmeldung mit einem Google- oder Microsoft-Konto oder über einen persönlichen Einladungslink. Bei der Anmeldung mit Google oder Microsoft erhalten wir von dem jeweiligen Anbieter Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine eindeutige Konto-Kennung. Ihr Passwort erhalten wir nicht. Wir speichern diese Angaben zusammen mit Anbieter, Zeitpunkt der ersten und der letzten Anmeldung, Freischaltungsstatus, ggf. Ablaufdatum und Berechtigungen (z. B. Administrator, gesperrt), um Ihren Zugang zu prüfen und zu verwalten. Die Kennung verhindert, dass sich jemand mit einem fremden Konto unter Ihrer E-Mail-Adresse anmeldet.
Erstmalige Anmeldungen sind zunächst nicht nutzbar: Ein Administrator prüft und schaltet den Zugang frei, optional befristet. Die Anbieter (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irland) verarbeiten Ihre Daten bei der Anmeldung in eigener Verantwortung nach ihren Datenschutzbestimmungen (Google, Microsoft); dabei können Daten in Drittländer (USA) übermittelt werden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Zugangs), bei Beschäftigten in Verbindung mit § 26 BDSG, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einem geschützten, nur freigegebenen Personen zugänglichen System (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
6. Cookies und lokale Speicherung
RITA setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies und Speicher ein, damit die Anmeldung und die Anwendung funktionieren (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Es gibt keine Reichweitenmessung, kein Tracking und keine Werbung.
| Name / Speicher | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
| Cookie rita_session | Hält Ihre Anmeldung aufrecht | Anmeldung mit Google/Microsoft: 30 Tage, danach ist eine neue Anmeldung nötig. Einladungslink: bis zum Widerruf des Links. Abmelden beendet die Sitzung sofort. |
| Cookie rita_oauth | Schützt den Anmeldevorgang vor Missbrauch | höchstens 15 Minuten |
| Browser-Speicher (IndexedDB, localStorage) | Ihre Chats, Gruppen und Einstellungen auf Ihrem Gerät | bis Sie sie löschen; beim Abmelden werden sie auf diesem Gerät entfernt |
Die Schriftarten von RITA liegen lokal auf unserem Server; es werden keine Verbindungen zu Schriftarten-Servern Dritter aufgebaut.
7. Nutzung des KI-Assistenten (Chats)
Wenn Sie eine Nachricht senden, verarbeiten wir Ihre Eingabe, den bisherigen Gesprächsverlauf, angehängte Dateien (z. B. Text, PDF, Tabellen, Bilder) und ggf. die zusätzlich bereitgestellten Informationen (siehe Ziffer 8), um die Antwort zu erzeugen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf unseren eigenen Systemen.
- Auf Ihrem Gerät: Ihre Chats werden im Speicher Ihres Browsers abgelegt. Temporäre Chats (Geister-Symbol) werden nicht gespeichert.
- Auf dem Server (nur bei Anmeldung mit Google/Microsoft): Damit Sie Ihre Chats auf mehreren Geräten sehen, wird eine Kopie Ihrer Chats (inkl. angehängter Bilder) für Ihr Konto auf unserem Server gespeichert. Wenn Sie einen Chat löschen, wird er auch auf dem Server gelöscht. Bei Löschung Ihres Zugangs werden alle Ihre gespeicherten Chats gelöscht.
Bitte geben Sie in RITA keine besonders schutzwürdigen Daten (z. B. Gesundheitsdaten) oder Daten Dritter ein, soweit das für Ihre Aufgabe nicht erforderlich ist. Die Antworten werden automatisiert erzeugt, können Fehler enthalten und stellen kein verbindliches Angebot dar. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung statt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Funktion), bei Beschäftigten in Verbindung mit § 26 BDSG, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
8. Firmengedächtnis und Informationen von unserer Website
Damit RITA Fragen zu REGNER.IT richtig beantworten kann, stellen wir ihr Auszüge aus unserer öffentlichen Website zur Verfügung; die Website wird dazu regelmäßig automatisch eingelesen. Zusätzlich können Administratoren Informationen dauerhaft im „Firmengedächtnis“ ablegen (z. B. Zusammenfassungen von Dokumenten). Diese Informationen fließen in Antworten ein und sind nur im Firmennetz und für freigeschaltete Personen mit einer @regner.it-Adresse einsehbar. Bitte tragen Sie dort keine personenbezogenen Daten Dritter ein.
9. Websuche
Benötigt RITA aktuelle Informationen, kann sie eine Websuche auslösen. Dabei wird ein aus Ihrer Frage abgeleiteter Suchbegriff an den Suchdienst Tavily (tavily.com) übermittelt; die Ergebnisse werden anschließend in die Antwort einbezogen. Der Suchdienst hat seinen Sitz außerhalb der EU, eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden; dort gelten die Datenschutzbestimmungen des Anbieters. Bitte geben Sie deshalb keine personenbezogenen oder vertraulichen Angaben ein, die nicht in eine Suchanfrage gehören. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.
10. Bilder erzeugen und bearbeiten
Für die Erzeugung und Bearbeitung von Bildern setzen wir eigene Bildmodelle auf unseren Systemen ein. Hochgeladene Bilder und erzeugte Ergebnisse werden dazu auf dem Server des Bildsystems abgelegt, damit sie im Chat angezeigt werden können. Eine automatische Löschung gibt es derzeit nicht; auf Wunsch löschen wir Ihre Bilder jederzeit (siehe Ziffer 14). Bitte laden Sie keine Bilder von Personen hoch, die dem nicht zugestimmt haben.
11. Nutzungsstatistik
Wir erfassen pro Zugang (Nutzer, Einladung, Schnittstellen-Schlüssel), wie viele Chat-Anfragen gestellt wurden, welches Modell verwendet wurde, den Verbrauch (Tokens) und den Zeitpunkt, nicht den Inhalt der Chats. Sie sehen Ihre eigene Statistik unter „Meine Statistik“; Administratoren sehen die Statistik aller Zugänge. Zweck sind Kapazitätsplanung, eine faire Nutzung und Kostenübersicht (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben werden gelöscht, wenn Ihr Zugang gelöscht wird.
12. Server-Logfiles und Fehlersuche
- Zugriffsprotokolle: Beim Aufruf von RITA werden automatisch Zeitpunkt, IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Browsertyp und übertragene Datenmenge protokolliert (Sitzungs-Cookies werden dabei nicht im Klartext gespeichert; einmalige Anmelde-Codes und Einladungs-Token werden unkenntlich gemacht). Die Dateien haben eine begrenzte Größe und werden fortlaufend überschrieben. Zweck sind Sicherheit und Stabilität (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
- Sicherheitsprotokoll: Auffälligkeiten bei der Anmeldung (z. B. fehlgeschlagene oder abgelehnte Anmeldungen) werden mit E-Mail-Adresse protokolliert.
- Fehlersuche im Firmennetz: Bei der Nutzung im Firmennetz werden Chats standardmäßig zur Fehlersuche protokolliert (Frage, Antwort, technische Angaben) und nach 60 Tagen gelöscht. Bei Zugriff von außerhalb des Firmennetzes werden Chat-Inhalte nicht protokolliert, es sei denn, Sie schalten dies selbst mit dem Befehl /log ein; mit /nolog schalten Sie es ab.
13. Empfänger, Sicherung und Speicherdauer
Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, außer an die in dieser Erklärung genannten Anbieter (Google bzw. Microsoft bei der Anmeldung, Tavily bei einer Websuche). Zur Ausfallsicherheit erstellen wir täglich verschlüsselte Sicherungskopien der Zugangs- und Nutzerdaten (inklusive gespeicherter Chats), die bei uns intern aufbewahrt und nach spätestens 60 Tagen überschrieben bzw. gelöscht werden. Nach einer Löschung können Daten daher noch bis zu 60 Tage in diesen Sicherungen liegen; sie werden nicht weiterverarbeitet.
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Zugangsdaten (Name, E-Mail, Kennung, Status) | bis zur Löschung Ihres Zugangs |
| Sitzung (Cookie) | 30 Tage bzw. bis zum Abmelden |
| Chats auf dem Server | bis Sie den Chat löschen bzw. Ihr Zugang gelöscht wird |
| Bilder auf dem Bildsystem | bis zur Löschung auf Ihren Wunsch |
| Nutzungsstatistik | bis zur Löschung Ihres Zugangs |
| Chat-Protokolle zur Fehlersuche (Firmennetz) | 60 Tage |
| Sicherheitsprotokoll | 12 Monate |
| Zugriffsprotokolle | begrenzte Größe, fortlaufend überschrieben |
| Sicherungskopien | bis zu 60 Tage |
14. Löschung Ihrer Daten
Chats können Sie jederzeit selbst löschen. Möchten Sie Ihren Zugang, Ihre gespeicherten Chats und Ihre Statistik komplett löschen lassen oder Auskunft über Ihre Daten erhalten, schreiben Sie uns an info@regner.it. Ein Administrator löscht dann Ihren Zugang samt aller zugehörigen Daten auf dem Server.
15. Aktualität und Änderung
Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst, um sie an aktuelle rechtliche Anforderungen oder Änderungen von RITA anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.